その666)「メール相談」は「感謝」と「敬意」から書き出すのです。

 

 

 

「初めての方から、メールでの相談があった場合には、

 

どのような点に気を付けたらいいでしょうか?教えてください。」

 

 

 

メール相談についての質問を研修の中で頂きました。

 

 

 

 

「初めての方」

 

 

 

 

 

 

「顔は知っている」けど、メールでの相談は初めて。

 

「顔は知らないけど、知っている」人で、メールでの相談は初めて。

 

「顔も名前も知らない、本当に初めて」の方からのメール相談。

 

 

 

 

 

「初めて」にも、いくつかのパターンがあります。

 

 

 

 

通常の挨拶などのメールと違って、「メール相談」は

 

想いが、かなり詰まっていることが多く、

 

 

「伝えたい」という気持ちが強いため、文面がわかりにくくなってしまったり、

 

いきなり本題に入っている場合もあります。

 

それだけ想いが強いのです。

 

 

 

 

 

そうしたメール相談の返信で、一番最初の書き出しは、

 

 

相手に対する「感謝」と「敬意」です。

 

 

 

 

 

 

「●●様、この度はメールでのご相談を下さり本当にありがとうございました。

 

私のような初めての者に、大切な想いをお知らせ頂くことは、迷いもあったかと

 

思いますが、こうしてお知らせ頂いた事、心より感謝申し上げます。」

 

 

 

のような表現で 最初は書き出しています。

 

(若干、その方によって、内容は変更していますが。。)

 

 

 

 

なぜ、こうした「書き出し」を使うのか。

 

 

 

 

それは、「顔が見えない」からです。

 

 

 

 

 

頂いたメールから、相手の「表情」は見えません。

 

 

だからこそ、こちらの「表情」を「言葉」として最初に伝えているのです。

 

 

 

 

 

「書き出し」の表現とは、書いているあなたの「表情」です。

 

 

 

 

 

相手に「自分の笑顔」が伝わるかどうか

 

 

相手に「受け入れていますよ」というメッセージが伝わるかどうか

 

 

それは、「メールの書き出し」次第なのです。

 

 

 

 

自分の表情や想いが相手に伝わること。そこが一番大事なのです。

 

 

 

 

 

 

そうすると 「書き出しの文面」は、その人を表す「言葉」になるので

 

人によって、様々なものになります。

 

 

 

 

「定型文」や「見本」などないのです。

 

 

 

 

自分の「表情」と「気持ち」が相手に伝わるのであれば、

 

どんな文面であっても構わないのです。

 

 

 

 

 

 

「メール相談」の「返信内容(アドバイス)」

 

 

 

もちろん、これは大事な部分です。

 

 

 

でも、それよりも大切なのは、やはり「書き出し」なのです。

 

 

 

 

相手が安心するのは、「返信内容」ではありません。

 

 

相談しても良かったのかどうか、なのです。(げんき)