その834)どんなツールで「スケジュール」とか管理しているんですか??

 

これまで、研修会の中や、研修後に いろんなご質問を頂きましたが、

 

昨日の研修会では、初めて頂くご質問がありました。

 

 

 

 

「先生は、どうやって そのお忙しいスケジュールを管理したり、

 

いろんなケースで発生するやることなどを管理しているんですか??

 

すっごい興味があります。是非、教えてください。」

 

 

という スケジュール管理についてのご質問でした。

 

 

 

僕のスケジュール管理の方法なんか 知りたいのだろうか??とも思いましたが、

 

今日は、簡単にご紹介したいと思います。

 

 

 

スケジュール管理とタスク管理は、『完全デジタル派』です。

 

ツールは、役割ごとに分けています。

 

 

①スケジュール・・・Googleカレンダー

 

②タスク管理・・・・Todoist

 

③メモ・・・・・・・Google keep(グーグルキープ)

 

 

この3つ です。

 

 

 

①スケジュール管理は、デジタルでないと大変不便です。

 

移動と出張が非常に多いため、マップとの連携が絶対に必要ですし、「乗換案内」などのアプリと連携していないと難しいからです。それと面談件数も「対面」だけでなく、「電話相談」や「テレビ電話相談」など、予約がとにかく多いので、手帳の中では収まらず、変更も多いので。スケジュールのメモ欄には、内容など簡単にメモしています。

 

また、会社を複数やっているので、色分けで これはどちらの仕事なのかも確認できるようにしています。

 

 

 

②タスク管理は、一元化しています。

 

 

タブレットとスマホを常に持っているので、その両方ともにTodoistを入れています。

とにかく、思いついたら すぐに入力が基本です。基本的に、移動が多いので

スマホですぐ入力する形が一番 多いです。

 

やることだけでなく、思いついたアイデアなども、とにかくすぐ入力しています。

 

 

③タスクにならない、スケジュール化する前の課題などは、Google keep

 

 

面談の時には、これについて聞いてみようや、今度の研修では、これについて考えておこうなど、「すぐやるスケジュール」「すぐやるタスク」以外の、ざっくりしたものは、すべてGoogle keepで管理しています。

 

まだまだ、スケジュールに落とし込めない、考える内容を置く場所です。

ただ、ここが、すべての「源」であることは、間違いありません。

 

 

 

スケジュールとタスク管理は、以上の3つのみです。

 

 

 

ただ、カバンの中には、打ち合わせ用の手帳は 入れています。

 

さすがに、打ち合わせ時に、タブレットに入力したりはできないので。

 

 

ほとんどがメモ帳ですが、ダイゴーのハンデイーピックの薄いカレンダーは入れてます。

 

このカレンダーは、スケジュール管理というよりも、1か月の間に日本のどこにいるのか、そんな感じで、出張先の地域をメモしています。これが結構 重要で、新しい研修依頼を頂いた時に、どこからその場所に行くのか、(福岡からなのか、東京からなのか、など)移動方法をすぐに考えるためのツールです。

この手帳の中には、2枚クレジットカードを入れています。(交通系IC,Edy付き)基本、空港などで財布を出すこともほとんどありません。すべてキャッシュレスで移動したり買い物したり食べたりしています。

 

出張中には、スマホ・タブレット・この手帳 の3つだけで、ほぼ生活が成り立ちます。

 

 

 

 

もう、1つ 事務所には、僕が「ランドセル」と呼んでいる 赤い手帳があります。

 

 

この手帳は、基本的には、自分のことではなく、他の方のこと(こどもたちや保護者)の覚書を書いています。面談記録とか そういうものは、完全デジタルですが、ここには、好きな食べ物ややっているスポーツなどを書いたり、頂き物をしたものの写真やメモなど そうした「感謝の手帳」です。

 

もちろん、誰か他の人が この手帳を見ても、何のなのか わからないと思います。

 

氏名も何も書いていないので。

 

 

 

●デジタルツールが、3つ。

 

●手帳が、2つ。

 

 

これが、僕が使っている「仕事のツール」の全てです。(げんき)